Doporučení pro organizaci setkání s veřejností

Pro zvýšení potenciálu veřejného setkání (veřejné projednání, workshop apod.) a účasti na něm je důležité vybrat vhodné místo, čas i délku akce.

Uspořádání setkání s veřejností v budově magistrátu či v jiné úřední budově může být pro účastníky nevyhovující a v některých případech také odrazující. Vhodnější je uspořádání akce na méně oficiálních místech, která slouží i běžně k setkávání (např. kulturní středisko, knihovna...) či která jsou vztažena na skupinu obyvatel, na niž akce cílí. V případě předpokladu příznivého počasí je ideální uspořádat akci venku – je tak „blíže lidem“ a může přilákat větší množství obyvatel (např. i z řad kolemjdoucích). Vybrané místo by mělo být poblíže centra města tak, aby bylo pro všechny obyvatele dobře dostupné. U velkých měst, která se dále vnitřně člení na jednotlivé části nebo obvody, je dobré dbát také na rovnoměrné prostorové rozmístění participačních aktivit v rámci města tak, aby bylo sníženo riziko nerovnocenných možností pro účast na aktivitě. Důležitá je v tomto ohledu i bezbariérovost a dostupnost místa veřejnou dopravou.

Co dalšího by měly prostory splňovat:

• možnost uspořádání sezení a vytvoření „kulatých“ stolů (nevhodné jsou např. auly s hierarchickým uspořádáním);
• dostatečná kapacita sálu i velikost prostor s ohledem na umístění občerstvení;
• možnost zajištění techniky (Wi-Fi, počítačové připojení);
• dobrá akustika, osvětlení;
• v případě konání akce ve venkovních prostorách je zřejmé, že některé podmínky nemohou být splněny.

Při stanovení času začátku veřejného setkání zvažte rozdílné denní režimy obyvatel a uspořádejte akci ideálně v podvečerních hodinách (mezi 16. a 19. hod.). Odpoledních akcí se nemohou zúčastnit pracující, zatímco večerní čas nevyhovuje rodičům. Z tohoto důvodu je vhodné, aby participační aktivity nezačínaly vždy ve stejnou dobu, ale aby se jejich čas mírně měnil. Tímto způsobem zároveň získáte zpětnou vazbu k tomu, v jakých časech se akce účastní nejvíce obyvatel.

Neméně důležité je nastavení přiměřené délky akce tak, aby obyvatelé neměli pocit, že byl jejich čas neefektivně využitý. V ideálním případě by jednotlivá setkání neměla přesáhnout dvě až tři hodiny. Jednotlivé prezentace by rovněž neměli být příliš dlouhé (ideálně do 30 min.) a měly by být prezentovány atraktivně a tak, aby jim rozuměla i laická veřejnost (omezit technické termíny, využít příklady dobré praxe/praktické ukázky). V případě workshopů a skupinové práce či diskuze je třeba zvážit velikost skupin tak, aby nebyly příliš velké a všichni měli možnost se vyjádřit.

Pro případné předejití konfliktů a narušení akcí je třeba zajistit nezávislého moderátora či facilitátora akce, který je odborníkem na poli participace a má zkušenosti s vedením diskuze. V ideálním případě by měl být obeznámen rovněž s plánovacím procesem, nicméně není to podmínkou. Pokud moderátor nemá potřebné odborné zázemí je nutná jeho průběžná součinnost se zástupci zpracovatele projektu a města. Důležitými vlastnostmi, které by měl moderátor mít, jsou schopnost strukturování a moderování setkání, objektivita a nadhled, schopnost aktivního naslouchání, vedení dialogu, vyjednávání, kladení a parafrázování dotazů, schopnost objasnění tématu a shrnutí výsledku diskuze. Výhodou přítomnosti experta na komunikaci je, že na rozdíl od zástupců města nereaguje emotivně na neopodstatněnou kritiku a pomůže zvládnout obtížné situace a udržet diskuzi v rámci tématu. Při práci ve skupině přispívá k vytvoření konstruktivní atmosféry spolupráce a k zajištění společného rozhodování.

Pro snížení rizika vzniku konfliktů je vhodné v úvodu setkání obeznámit veřejnost s aktuálním stavem procesu plánování a sdělit, která rozhodnutí již byla v předchozích fázích přípravy plánu a nelze o nich jednat, a která se budou nyní projednávat. Zároveň je vhodné doplnit vysvětlení ohledně zapojení občanů a odborné veřejnosti a způsobu nakládání s podněty.

Jak řešit případné konflikty s veřejností