Volba vhodných zainteresovaných stran a odborné veřejnosti

Kdo jsou zainteresované strany a kdo veřejnost

Zainteresované strany zahrnují organizace, spolky, sdružení či zájmové skupiny, které jsou dotčeni nebo budou dotčeni řešeným projektem, nebo kteří mohou mít vliv na projekt a jeho implementaci. Hovoříme tedy o odborné veřejnosti, tj. zástupcích institucí, orgánů veřejné moci, skupinách občanů, komunit, podnikatelských organizací, firem, operátorů dopravy a výzkumných institucí.

Zapojením veřejnosti je většinou myšleno zapojení tzv. široké veřejnosti neboli obyvatel, kteří žijí a/nebo pracují ve funkční oblasti, pro niž je projekt zpracováván. Na rozdíl od zainteresovaných stran, reprezentujících organizované skupiny se společným zájmem, se tedy jedná o jednotlivce z řad veřejnosti, nezapojených do žádné organizace.

Oba termíny nelze pochopitelně teoreticky ani prakticky vymezit zcela jednoznačně, neboť obyvatelé mohou být zároveň považováni za zainteresované strany a jejich zástupci jsou zároveň většinou i obyvateli města. Z tohoto důvodu existují také různé přístupy k nastavení participačního procesu, například zapojovat obyvatele a odbornou veřejnost odděleně v jiných časech a formátech, nebo tak, aby se participace široké i odborné veřejnosti v průběhu přípravy plánu mobility prolínala. Dalším možným přístupem je rozfázování participace tak, že v jedné fázi přípravy plánu je zapojována odborná veřejnost, v další fázi široká veřejnost (ze zahraničních příkladů viz např. Plán rozvoje dopravy Drážďan), nicméně obě skupiny by měly mít možnost zapojit se do všech důležitých rozhodnutí v rámci jednotlivých kroků přípravy plánu.

Identifikace zainteresovaných stran a odborné veřejnosti

Základním principem konceptu plánů udržitelné městské mobility je zahrnutí veřejnosti již na začátku plánovacího procesu, ne až v případě, kdy je plán z větší části vypracován a jsou možné pouze menší úpravy. Před zahájením zpracování plánu a participačního procesu je třeba zamyslet se nad tím, co je smyslem a přínosem participace v daném městě (jak ovlivní výsledný strategický dokument) a následně nad tím, kdo by měl být do rozhodovacího procesu zapojen a jakým způsobem. K tomu slouží zpracování komunikační strategie projektu, která mimo jiné podrobně definuje cílové skupiny (včetně specifických skupin v rámci odborné a široké veřejnosti), a to, kdy a prostřednictvím jakých aktivit a komunikačních nástrojů budou cílové skupiny zapojeny.

Z pohledu zapojení odborné veřejnosti je prvním krokem analýza aktérů ve městě a určení zainteresovaných stran, kterých se projekt bude týkat, a které tím pádem na něj a na jeho implementaci budou mít vliv. V rámci realizačního týmu složeného ze zástupců města a zpracovatele projektu jsou identifkovány zainteresované strany a následně nominováni jejich zástupci, kteří jsou přizváni k zapojení se do přípravy plánu v rámci odborných pracovních skupin. Odborné pracovní skupiny zahrnují odborníky na jednotlivá dílčí témata, která jsou obsahem řešeného projektu, např. v rámci SUMP (Sustianable Urban Mobility Plan) – individuální automobilová doprava, veřejná hromadná doprava, pěší doprava, cyklistická doprava, statická doprava apod. Úkolem členů odborných pracovních skupin je v jednotlivých fázích zpracování projektu projednávat dílčí tematické oblasti a své závěry a doporučení předkládat řídicímu výboru, který je nejvyšším řídicím orgánem projektu a poradním orgánem garanta (obvykle náměstek primátora/primátor nebo zástupce starosty) a je složen zastupiteli jednotlivých politických stran.

Klíčové otázky související s identifikací zainteresovaných stran

• Kdo jsou příslušné zainteresované strany?
• Na koho bude mít projekt a vyplývající opatření pravděpodobně dále dopad? Existují nějaké skupiny, které mohou mít zájem nebo zájmy v oblasti udržitelné mobility, které jsme nezohlednili?
• Spolupracuje město se zastoupenými subjekty v rámci jiného projektu? Jaké jsou zájmy a cíle zainteresovaných stran, míra jejich vlivu a znalostí dané problematiky? Panuje rovnováha mezi zainteresovanými stranami, které snadno prosazují své názory a stranami, které nemají takový vliv/pozici, nebo je třeba v rámci odborných pracovních skupin personálně/argumentačně posílit slabší strany?
• Jsou mezi existujícími subjekty a jejich zájmy potenciální konflikty?
• Umožní daná skladba pracovních skupin adresování potřebných specifických požadavků města?

Kdo může být členem odborných pracovních skupin

V rámci zainteresovaných stran lze na základě společných znaků (úrovně organizace, odbornosti a dalších) vymezit dílčí cílové skupiny, pro něž jsou následně v komunikační strategii definovány vhodné komunikační a participační nástroje vedoucí k dosažení efektivního zapojení jednotlivých skupin. Základní rozdělení je na instituce, reprezentující odbornou veřejnost ze sféry veřejné správy, dopravců a městem zřizovaných organizací, a na zainteresované subjekty, reprezentující nevládní organizace, spolky, sdružení apod.

• Instituce (odborná veřejnost) – volení představitelé města, jednotlivé odbory magistrátu města/městského úřadu, úřady na vyšší úrovni samosprávy, dopravní orgány, dopravci, městská policie, městem zřízené organizace
• Zainteresované subjekty – NIPI, SONS, cyklistické organizace, nevládní organizace ochrany životního prostředí, poskytovatelé služeb mobility, místní podnikatelé a další zástupci soukromého sektoru, školy a vzdělávací zařízení, nemocnice, organizovaná veřejnost, místní spolky a sdružení

K určení potenciálních zainteresovaných stran ve městě lze použít seznam uvedený na str. 21 v Metodice pro přípravu plánů udržitelné mobility měst České republiky z roku 2015.

Státní správa a samospráva; správa komunikací	Významní zaměstnavatelé a společnosti podnikající v dopravě nebo generující dopravu	Skupiny uživatelů	Ostatní
Ministerstvo dopravy/místního rozvoje	provozovatelé dopravy městské i mimoměstské	asociace motoristů	výzkumné organizace
Krajský úřad	hlavní zaměstnavatelé	odbory	experti z jiných měst
Odbory městského úřadu	obchodní zóny a centra	média	univerzity
Sousední města/obce	místní obchodní asociace	místní zájmové skupiny	nadace a občanská sdružení působící v oblastech udržitelné mobility, životního prostředí apod.
Dopravní policie	dopravní konzultanti a projektanti	skupiny pěších/ cyklistů
Složky IZS	firmy zajišťující služby (ener-getika, telekomunikace)	skupiny uživatelů HD
Ředitelství silnic a dálnic	provozovatelé půjčoven aut a jízdních kol/bikesharingové a carsharingovés společnosti	zástupci občanů a místních samo¬správ (nevolení)
Krajská správa a údržba silnic	provozovatelé parkování	pravidelní návštěvníci/ dojíždějící za prací
Městské a technické služby	svazy obchodníků	osoby s omezenou schopností pohybu a orientace
Správci dopravních cest	významní zaměstnavatelé a centra generující dopravu (nemocnice, výrobní areály, technologická centra, školy ...)	studenti vysokých a středních škol, základní školy
	taxislužby	rodiče/děti/senioři
	kurýrní a doručovací služby
	organizátoři významných akcí, koncertů a festivalů

Odborné pracovní skupiny by měly být navrženy tak, aby zajistily efektivitu plánování a zahrnovaly všechny významné zainteresované strany (vedle odborné veřejnosti ze strany městského úřadu či magistrátu také zástupce zainteresovaných institucí, firem, organizací, kterých se plán dotýká). Zapojit by se měli také regionální aktéři a zástupci okolních obcí, které mají významné dojížďkové vztahy s řešeným územím. Zapojení odborné veřejnosti by mělo být transparentní, a to včetně zahrnutí složek města a spolupráce napříč odbory a složkami města a široká veřejnost by měla být informována o tom, kdo se podílí na spoluvytváření projektu (informaci je vhodné zmínit v plánu a komunikační strategii a na webu).

Nastavení participačního procesu

Jelikož každé město má trochu odlišné výchozí podmínky pro participaci (např. z hlediska zkušenosti s participací, (ne)existence celkové participační strategie, personální kapacity, vyčleněné finance...), nelze univerzálně stanovit, kdy a jak by participace v procesu přípravy projektu měla probíhat. Každý plánovací orgán si tedy musí nalézt vlastní přístup k definici fází participace a její intenzity odpovídající místnímu kontextu. Obecně lze identifikovat v průběhu procesu přípravy plánů několik příležitost pro zapojení, přičemž ideálně by se měla odborná i široká veřejnost podílet na vytváření klíčových prvků řešeného projektu, jako jsou scénáře, vize, strategické a specifické cíle a opatření. Zapojení by mělo probíhat napříč celým plánovacím procesem, od analýzy a identifikace problémů v oblasti mobility až po finální (případně i implementační) fázi, kdy by měla být oběma skupinám nabídnuta možnost finálního připomínkování návrhu závěrečného dokumentu. Získané připomínky, názory a návrhy je třeba v každém případě zvážit. Pokud jsou relevantní, je třeba je začlenit do rozhodovacího procesu. Podle účelu participace v jednotlivých fázích participačního procesu (např. sběr informací/podnětů, diskuze názorů, spoluvytváření vize/scénářů...) se mění také formáty aktivit a techniky používané pro zapojení obou skupin.

Co se týká zapojení odborné veřejnosti do plánování udržitelné mobility, tak přestože je běžnou praxí a obvykle probíhá s větší intenzitou než zapojení široké veřejnosti, tak dle provedené analýzy dosud zpracovaných plánů, se ukazuje, že města mnohdy bojují s nízkou účastí externích členů na jednání pracovních skupin (mimo zástupce magistrátu/městského úřadu). Abychom snížili možnost situace, kdy se na jednání dostaví pouze zlomek zástupců přizvaných do pracovních skupin, je důležitá koordinace přípravy projektu s dalšími projekty města (např. se zpracovávaným strategickým plánem rozvoje města či územním plánem). Některé zainteresované strany mohou být zapojeny do více projektů města a z tohoto důvodu je vhodné jednotlivá jednání odborných pracovních skupin naplánovat tak, aby se buď konala v delším časovém rozestupu, nebo naopak společně v jeden den. Před zahájením participačního procesu by také mělo proběhnout sebehodnocení dosavadní místní praxe v oblasti zapojení odborné veřejnosti (i široké), které pomůže určit, zda vyhovuje aktuálním standardům participace a zvážit případnou reorganizaci stávajících struktur a postupů a větší interaktivitě přístupů. V případě, že město dosud nemá zkušenosti se zapojováním zainteresovaných stran, je zpracování plánu udržitelné městské mobility (PUUM/SUMP) příležitostí, jak participaci vhodně nastavit a zavést ji jako běžnou součást plánovacích procesů.

Koordinace zapojení obyvatel probíhá obdobně jako v případě zapojování odborné veřejnosti. Do přípravy plánu udržitelné mobility by měly být dle evropské metodiky zapojeny všechny části společnosti, včetně specifických skupin – např. žáci a studenti, mládež, obyvatelé v produktivním věku, senioři, osoby se specifickými potřebami v rámci mobility, jako hendikepovaní, rodiče s dětmi, osoby se sníženou pohyblivostí, dále například dojíždějící do škol, práce a za službami, turisté, návštěvníci města a akcí. Pro úspěšnost participace veřejnosti je mnohdy lepší zrealizovat dobře několik vybraných aktivit než se snažit zapojit obyvatele do příliš mnoha aktivit. Příliš častá frekvence aktivit může způsobit „únavu z participace“ a snížit zájem veřejnosti se zapojit. Současně s pozvánkami na aktivity je vhodné komunikovat účel a význam participace veřejnosti, přičemž klíčové je komunikovat také to, jak bude s podněty veřejnosti dále pracováno a zdůraznit, že každý podnět bude zvážen a vypořádán. Vzhledem k poměrně dlouhé době přípravy SUMP byla u dosud zpracovaných českých plánů největší účast veřejnosti často na začátku plánovacího procesu – z tohoto důvodu je třeba neopomíjet ani podněty, které veřejnost dává již na úvodních setkáních a dále s nimi na dalších participačních aktivitách pracovat. Pro posílení účasti je také důležité vybrat pro každou fázi cílené a atraktivní formáty a nástroje zapojení a kombinovat online a offline varianty zapojení. Vhodné je také zahrnout do participačního procesu ukázky inspirativních příkladů dobré praxe, které napomohou pozitivnímu přijetí změn mezi veřejností.

Souběžně s výše uvedenými kroky by měla být vytvořena a schválena komunikační strategie obsahující:

• účel a cíle participace,
• informace o souladu s národními metodikami, případně s dalšími dokumenty,
• identifikované potenciálně zainteresované strany, analýzu jejich zájmů a konfliktů,
• definice pravidel participace,
• odpovědnosti a role v řízení plánovacího a participačního procesu<,/li>
• fáze a harmonogram zapojení,
• komunikační nástroje,
• formát aktivit, participační nástroje a techniky odpovídající účelu organizovaných aktivit a jednotlivým fázím plánovacího procesu,
• způsob zpracování a vypořádání získaných podnětů.